{"id":502,"date":"2024-10-27T13:43:30","date_gmt":"2024-10-27T12:43:30","guid":{"rendered":"https:\/\/www.nanocomp.com\/?p=502"},"modified":"2024-11-16T14:37:46","modified_gmt":"2024-11-16T13:37:46","slug":"xrechnung-zugferd-und-die-e-mail-archivierung-nach-gobd","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.nanocomp.com\/?p=502","title":{"rendered":"XRechnung, ZUGFeRD und die E-Mail Archivierung nach GoBD"},"content":{"rendered":"

Alle diese Begriffe werden Sie als Unternehmer sicherlich in der letzten Zeit sehr oft geh\u00f6rt haben. Das Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 beinhaltet unter anderem die Verpflichtung b2b-Rechnungen auf dem elektronischen Wege zu versenden, gew\u00f6hnlicher weise als Email. Das bedeutet aber nicht, dass Sie die Rechnung als Pdf Datei versenden, sondern in einem ganz speziellen Dateiformat, der XML Datei. XML (Extensible Markup Language) ist eine universelle Auszeichnungssprache, die verwendet wird, um strukturierte Daten darzustellen und zu speichern. <\/span>Die XRechnung ist eine speziell festgelegte XML Datei<\/span>. <\/span>Dieses Format der Rechnung ist f\u00fcr Menschen nicht so einfach zu lesen, es ist f\u00fcr den Datenaustausch gedacht. Sie <\/span>v<\/span>ersenden die XRechnung und der Empf\u00e4nger kann die XRechnung einfach in seine<\/span>r<\/span> Buchhaltung importieren.<\/span><\/span><\/span><\/p>\n

Z<\/span>UGFeRD Dateien, sind spezielle Pdf Dateien, die die XRechnung als Anhang haben. Dazu braucht man einen aktuellen PdfReader, der die vorhandene XRechnung abtrennen kann. Es gibt sogar Reader, die die XRechnung auch validieren k\u00f6nnen, z.B. Quba.<\/span><\/span><\/span><\/p>\n

So weit so gut, die meisten Fakturierungs- und Buchhaltungssysteme k\u00f6nnen mittlerweile mit XRechnungen umgehen. <\/span>Und ja, es gibt eine \u00dcbergangsfrist. <\/span><\/span><\/span><\/p>\n

Das ist der leichte Teil der Umstellung. Schwierig wird es bei dem Empfang der XRechnungen. <\/span>Jedes Unternehmen und jeder Selbstst\u00e4ndige ist ab dem 1.1.2025 verpflichtet XRechnungen anzunehmen. Hier gibt es keine \u00dcbergangsfrist! Warum ist das nicht so einfach? Sie brauchen doch nur die E-Mail anzunehmen und zu buchen. Hier kommen die G<\/span>o<\/span>BD (<\/span>Grunds\u00e4tze<\/b><\/span> zur <\/span>ordnungsgem\u00e4\u00dfen<\/b><\/span> F\u00fchrung und Aufbewahrung von <\/span>B\u00fcchern<\/b><\/span>, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum <\/span>Datenzugriff<\/b><\/span>) ins Spiel, die Unternehmen seit dem 1.1.2017 dazu verpflichtet auch alle gesch\u00e4ftsrelevanten E-Mails im Original zu archivieren. <\/span>Sie sind also zur revisionssicheren Archivierung Ihrer E-Mails verpflichtet und haben es bis jetzt nicht gemacht. In der Zukunft wird es bei der Steuerpr\u00fcfung auffallen.<\/span><\/span><\/span><\/p>\n

Was bedeutet denn nun die revisionssichere Archivierung? Sie brauchen eine M\u00f6glichkeit ihre E-Mails im Original zu archivieren. Diese Archivierung muss manipulationssicher sein und sie m\u00fcssen immer und zur jeder Zeit wieder schnell an alle Daten kommen. Das ist auch der Grund warum das Archiv in Outlook, MS365 oder Thunderbird nicht ausreichen. Diese E-Mail Clients sind nicht manipulationssicher. Sie k\u00f6nnen E-Mails ver\u00e4ndern und auch aus dem Verzeichnis Archiv wieder l\u00f6schen. Die Archivierung muss vor dem E-Mail Client ansetzen. Alle E-Mails m\u00fcssen durch das Archiv geleitet werden. Hierzu gibt es verschiedene Ans\u00e4tze, <\/span>die aber nicht unbedingt konform sind.<\/span><\/span><\/span><\/p>\n

1. Die E-Mail wird von dem Archiv von ihrem Provider abgeholt und der Client holt es von dem Archiv ab und umgekehrt wird die ausgehende E-Mail wieder an das Archiv geleitet und das Archiv <\/span>leitet<\/span> sie<\/span> an den Provider <\/span>weiter (Archive in the middle)<\/span>. Bei Unternehmen, die einen eigenen E-Mailserver betreiben, <\/span>ist es etwas einfacher. Der E-Mailserver leitet alle ein- und ausgehenden E-Mails durch das Archiv.<\/span><\/span><\/span><\/p>\n

2. Das E-Mailarchiv synchronisiert sich in gewissen Zeitintervallen mit den E-Mail Clients, zum Beispiel mit Outlook. Diese Methode wird von einigen Archivsystemen so gemacht und sind angeblich revisionskonform. Wir bei NanoComp sind jedoch zu dem Schluss gekommen, dass diese Methode manipulierbar ist, da die Person vor dem Computer nat\u00fcrlich in dem Zeitintervall die M\u00f6glichkeit hat, Manipulationen vor zu nehmen.<\/span><\/span><\/span><\/p>\n

Bei der 2. Methode gehen die Emails eben nicht zuerst durch das Archiv. Wie hier sp\u00e4ter Recht gesprochen wird, wird sich zeigen.<\/span><\/span><\/span><\/p>\n

Die Firma Nano-Comp bietet eine preiswerte L\u00f6sung an, die auf der ersten Methode beruht. Die Archivierung beruht auf der quelloffenen Software Piler. Ein Upgrade auf die lizenzpflichtige Enterprise L\u00f6sung ist m\u00f6glich. Das System benutzt Manticore Search als eingebaute Suchmaschine. Emails werden im Bruchteil einer Sekunde gefunden. Unser Testsystem hat \u00fcber 250 Tausend E-Mails gespeichert.<\/span><\/span><\/span><\/p>\n

Die kleinste Version hat eine Speicherkapazit\u00e4t von 200 GB und kostet 790 Euro zuz\u00fcglich Einrichtung und MwSt. Es folgen Ausbaustufen von 400 GB und 900 GB. F\u00fcr gr\u00f6\u00dfere Unternehmen gibt es Systeme ab 7 TB aufw\u00e4rts.<\/span><\/span><\/span><\/p>\n

Bei Interesse schreiben Sie und an info@nanocomp.com<\/a>.<\/span><\/span><\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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