Alle diese Begriffe werden Sie als Unternehmer sicherlich in der letzten Zeit sehr oft gehört haben. Das Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 beinhaltet unter anderem die Verpflichtung b2b-Rechnungen auf dem elektronischen Wege zu versenden, gewöhnlicher weise als Email. Das bedeutet aber nicht, dass Sie die Rechnung als Pdf Datei versenden, sondern in einem ganz speziellen Dateiformat, der XML Datei. XML (Extensible Markup Language) ist eine universelle Auszeichnungssprache, die verwendet wird, um strukturierte Daten darzustellen und zu speichern. Die XRechnung ist eine speziell festgelegte XML Datei. Dieses Format der Rechnung ist für Menschen nicht so einfach zu lesen, es ist für den Datenaustausch gedacht. Sie versenden die XRechnung und der Empfänger kann die XRechnung einfach in seiner Buchhaltung importieren.
ZUGFeRD Dateien, sind spezielle Pdf Dateien, die die XRechnung als Anhang haben. Dazu braucht man einen aktuellen PdfReader, der die vorhandene XRechnung abtrennen kann. Es gibt sogar Reader, die die XRechnung auch validieren können, z.B. Quba.
So weit so gut, die meisten Fakturierungs- und Buchhaltungssysteme können mittlerweile mit XRechnungen umgehen. Und ja, es gibt eine Übergangsfrist.
Das ist der leichte Teil der Umstellung. Schwierig wird es bei dem Empfang der XRechnungen. Jedes Unternehmen und jeder Selbstständige ist ab dem 1.1.2025 verpflichtet XRechnungen anzunehmen. Hier gibt es keine Übergangsfrist! Warum ist das nicht so einfach? Sie brauchen doch nur die E-Mail anzunehmen und zu buchen. Hier kommen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ins Spiel, die Unternehmen seit dem 1.1.2017 dazu verpflichtet auch alle geschäftsrelevanten E-Mails im Original zu archivieren. Sie sind also zur revisionssicheren Archivierung Ihrer E-Mails verpflichtet und haben es bis jetzt nicht gemacht. In der Zukunft wird es bei der Steuerprüfung auffallen.
Was bedeutet denn nun die revisionssichere Archivierung? Sie brauchen eine Möglichkeit ihre E-Mails im Original zu archivieren. Diese Archivierung muss manipulationssicher sein und sie müssen immer und zur jeder Zeit wieder schnell an alle Daten kommen. Das ist auch der Grund warum das Archiv in Outlook, MS365 oder Thunderbird nicht ausreichen. Diese E-Mail Clients sind nicht manipulationssicher. Sie können E-Mails verändern und auch aus dem Verzeichnis Archiv wieder löschen. Die Archivierung muss vor dem E-Mail Client ansetzen. Alle E-Mails müssen durch das Archiv geleitet werden. Hierzu gibt es verschiedene Ansätze, die aber nicht unbedingt konform sind.
1. Die E-Mail wird von dem Archiv von ihrem Provider abgeholt und der Client holt es von dem Archiv ab und umgekehrt wird die ausgehende E-Mail wieder an das Archiv geleitet und das Archiv leitet sie an den Provider weiter (Archive in the middle). Bei Unternehmen, die einen eigenen E-Mailserver betreiben, ist es etwas einfacher. Der E-Mailserver leitet alle ein- und ausgehenden E-Mails durch das Archiv.
2. Das E-Mailarchiv synchronisiert sich in gewissen Zeitintervallen mit den E-Mail Clients, zum Beispiel mit Outlook. Diese Methode wird von einigen Archivsystemen so gemacht und sind angeblich revisionskonform. Wir bei NanoComp sind jedoch zu dem Schluss gekommen, dass diese Methode manipulierbar ist, da die Person vor dem Computer natürlich in dem Zeitintervall die Möglichkeit hat, Manipulationen vor zu nehmen.
Bei der 2. Methode gehen die Emails eben nicht zuerst durch das Archiv. Wie hier später Recht gesprochen wird, wird sich zeigen.
Die Firma Nano-Comp bietet eine preiswerte Lösung an, die auf der ersten Methode beruht. Die Archivierung beruht auf der quelloffenen Software Piler. Ein Upgrade auf die lizenzpflichtige Enterprise Lösung ist möglich. Das System benutzt Manticore Search als eingebaute Suchmaschine. Emails werden im Bruchteil einer Sekunde gefunden. Unser Testsystem hat über 250 Tausend E-Mails gespeichert.
Die kleinste Version hat eine Speicherkapazität von 200 GB und kostet 790 Euro zuzüglich Einrichtung und MwSt. Es folgen Ausbaustufen von 400 GB und 900 GB. Für größere Unternehmen gibt es Systeme ab 7 TB aufwärts.
Bei Interesse schreiben Sie und an info@nanocomp.com.
Ab sofort gibt es bei uns den Router auch mit 6 dedizierten Lan Ports. Der FR-006-01 hat die gleichen Daten wie der FR-004-1 nur mit 6 statt 4 Lan Ports. Er ist auch in zwei Versionen verfügbar, einmal Standard und einmal für NetCologne vorbereitet. Das Zubehör, WLAN oder G4 Modem, passt auch in den neuen Router.
Unser Router NANOrouter FR-004-1 gibt es auch in einer Version für NetCologne. Er berücksichtigt VLAN 10 für Internet und VLAN 20 für die Telefonie. Das VLAN 20 kann für die Telefonie in das LAN geroutet werden oder auf einem extra LAN laufen. Als Option gibt es ein G.FAST oder VDSL2 Modem. G.FAST benötigt man bei NetCologne für die Produkte NetSpeed 250, NetSpeed 500 und NetSpeed 1000. Hier bietet NetCologne zur Zeit nur die Fritzbox 7583 an, da diese als einzige Fritzbox G.FAST zur Verfügung stellt. 
2005 haben wie unseren ersten SIP / PRI Telefonserver aufgebaut. Er konnte 6000 Telefonnummern verwalten. Dabei war, von heutiger Sicht aus gesehen, der Server gar nicht so leistungsstark. Die CPU hatte 900 MHz und ihr standen 512 MB RAM zur Verfügung. Die Daten wurden auf 2 Stk 80 GB Festplatten gespeichert, die als Raid1 konfiguriert waren. Als Software diente Asterisk 0.99 mit vielen eigenen Patches. 17 Jahre hat die Maschine durchgehalten! Sie würde immer noch arbeiten, wenn wir sie jetzt nicht ersetzt hätten. Das kann man wohl nachhaltige IT nennen. Der neue Server läuft mit Asterisk 20.0 und hat nur noch SIP Trunking.